Τα σημαντικά email θα πρέπει να φυλάσσονται offline σε κάποιο usb ή και σε άλλο (ή άλλα) ασφαλή μέσα, ενώ επίσης θα πρέπει να τυπώνονται. Παράλληλα θα πρέπει να διαγράφονται τα σημαντικά έγγραφα από τον λογαριασμό (περιληφθέντα και απεσταλμένα) και γενικά, για λόγους ασφαλείας να υιοθετηθεί η πρακτική ότι ο λογαριασμός email είναι ένα μέσο επικοινωνίας και όχι ένα μέσο φύλαξης (κάτι το οποίο δεν συστήνεται).
Ταυτόχρονα, θα πρέπει να τηρούνται όλα εκείνα τα στοιχεία που χαρακτηρίζουν ένα email ως ηλεκτρονικό έγγραφο - αποδεικτικό μέσο.